Memilih Sistem Manajemen Dokumen Yang Tepat Untuk Bisnis Anda

Memilih sistem manajemen dokumen yang tepat untuk bisnis Anda bisa menjadi keputusan penting. Mereka dapat sepenuhnya mengubah cara bisnis Anda beroperasi. Baik Anda sekadar meningkatkan cara Anda mengelola file elektronik atau memecahkan masalah kertas, sistem yang tepat dapat memberikan berbagai manfaat untuk bisnis dari semua ukuran.

Jika bisnis Anda memiliki karyawan yang menghabiskan sebagian besar waktunya untuk mengambil atau mengarsipkan dokumen, atau jika Anda menginvestasikan banyak uang setiap bulan untuk menyimpan catatan kertas lama, menyelidiki sistem manajemen dokumen mungkin merupakan keputusan yang tepat untuk Anda dan bisnis Anda.

Saat Anda mulai menyelidiki berbagai sistem, satu perbedaan yang harus diperhatikan adalah antara perangkat lunak manajemen dokumen dan sistem pencitraan dokumen. Perbedaan penting antara keduanya adalah bahwa sistem pencitraan dokumen menyertakan alat yang akan membantu Anda mengubah catatan kertas menjadi file elektronik dan perangkat lunak manajemen dokumen diterapkan untuk mengelola file elektronik.

Sejumlah besar aplikasi perangkat lunak “pencitraan dokumen” ada di pasaran saat ini. Dari perusahaan pemindai pencitraan tradisional, hingga perusahaan perangkat lunak, hingga bank korporat, semua orang mengklaim memiliki solusi sempurna untuk masalah pengelolaan kertas Anda. Tetapi sebelum Anda memutuskan untuk terjun ke proses sistem manajemen dokumen, ada beberapa langkah sederhana yang dapat Anda buat yang akan membantu meminimalkan frustrasi dan mempersempit kriteria pencarian Anda untuk memungkinkan Anda menemukan solusi terbaik.

Pahami dan dokumentasikan proses kertas Anda terlebih dahulu. Anda perlu mengetahui bagaimana proses Anda bekerja dan konten apa yang terlibat. Anda kemudian dapat mulai melihat teknologi mana yang paling mempercepat proses ini.

Tentukan grupnya. Putuskan siapa di perusahaan Anda yang akan mengevaluasi sistem manajemen dokumen potensial. Biasanya, perusahaan mengandalkan Teknisi Dukungan Sistem / Manajemen Arsip / Ahli Subjek / Manajemen, tetapi Anda dapat memilih siapa yang menurut Anda paling cocok untuk pekerjaan itu.

Miliki proses pengambilan keputusan. Kuncinya adalah memutuskan proses di awal, berbagi proses dengan semua orang yang terlibat, dan mengikutinya untuk membuat keputusan.

Tetapkan kriteria evaluasi. Buat spreadsheet atau templat yang menyertakan solusi yang diperlukan terkait dengan kebutuhan Anda. Setiap produk yang dievaluasi harus memenuhi atau melampaui kebutuhan Anda. Beberapa hal yang mungkin Anda pertimbangkan saat mengevaluasi vendor potensial yang berbeda:

– Apa latar belakang perusahaan?

– Apakah produk mereka mengikuti standar industri?

– Berapa ukuran pasar untuk produk tersebut?

– Apakah referensi proyek yang solid dapat diperoleh untuk perusahaan yang bersangkutan?

– Apakah perusahaan stabil secara finansial?

– Berapa banyak pengalaman yang dimiliki perusahaan dalam menerapkan jenis solusi yang Anda butuhkan?

Evaluasi Akhir. Anda perlu menganalisis data dan solusi untuk menentukan fitur apa yang paling penting untuk aplikasi Anda dan memprioritaskannya. Setelah Anda menentukan prioritas Anda, tambahkan nilai berbobot yang sesuai ke kisi fitur Anda. Pada titik ini Anda harus siap membuat keputusan tentang suatu sistem!

Memilih sistem yang tepat dapat sepenuhnya mengubah bisnis Anda dan cara operasinya. Dengan mengikuti langkah-langkah yang diberikan, Anda akan dipersiapkan dengan baik untuk membuat keputusan tentang sistem manajemen dokumen yang akan menguntungkan bisnis Anda dalam berbagai cara.

Ron Thompson, Jr. adalah pemilik dan CEO OSAM Document Solutions, Inc. OSAM Document Solutions, Inc. menyediakan solusi manajemen dokumen yang dinamis dan dapat disesuaikan. Untuk informasi lebih lanjut tentang sistem manajemen dokumen serta solusi dokumen OSAM, kunjungi situs web kami.